信用管理是企业为了缩短向客户提供货物或服务和收到付款之间的时间。由于企业必须在自己的财务健康和管理客户关系之间取得平衡，因此信用管理是一种企业达到平衡的行为。
不幸的是，许多新企业没有适当的信用管理程序。相反，他们通常会开出发票，并期望快速结算付款，而不对客户进行跟进。这导致出现了未支付的发票和现金流量的问题。在这篇文章中，我们将概述中小企业必须避免的8个信用管理错误。
1. 不明确的支付条款
除非企业向其客户提出明确的付款条款，否则他们有可能感到困惑，并在信用管理过程中造成问题，例如他们可能没有意识到何时应该付款，或接受何种付款方式。为了避免可能出现的混乱，公司最好在其发票和业务约定书中加入具体的条款，概述付款的条件。例如，在发出业务约定书时，明确说明随后的发票应在业务完成后30天内结算。这样可以确保不会与客户发生争执，而且他们也不会有借口解释为什么没有结算付款。
2. 缓慢的开发票流程
企业改善其信用管理过程的最基本方法是尽可能快、尽可能准确地向客户开发票。企业可以通过以下方式做到这一点：
- 在服务或货物交付后立即发送发票
- 通过电子邮件发送发票，而不是通过邮寄的形式发送
- 确保发票的收件人是正确的人
- 确保发票中没有任何错误
发送发票后，花时间与客户确认，确定他们是否收到发票。
3. 没有提供多种付款方式
一个企业首选的付款方式可能不是他们的客户最方便或最常使用的方式。这对电子商务公司来说同样如此，来自不同国家的客户，可能有自己的首选付款方式。企业为客户提供的选择越多，客户则越容易结账，增加按时付款的机会。
支付网关是可以用来帮助处理各种客户支付方式的技术。这些不仅包括扣帐卡或信用卡付款，还包括其他形式的付款，如 PayPal 和 Stripe。为了让客户能使用广泛的支付方式，采用支付网关能够处理以下类型的支付方式：
- 在线信用卡
- Paypal
- Skrill
- Stripe
- ApplePay
4. 未对客户进行信用检查
信用检查是了解客户财务习惯的调查过程，包括让企业深入了解客户未结清发票的频率。不幸的是，不到一半的企业会对其客户进行信用检查，这意味着他们经常向不能或不愿意付款的客户提供服务。
获取信用报告可以让你即时调查客户及其主要员工，让你清楚了解应该与那个企业合作，并做出快速和明智的决定，减少逾期付款的风险。请记住，信用检查不应该只是一次性的事件，而应该是持续的任务。由于你的客户的财务状况可能会在各种情况下发生变化，以前结算过的款项并不代表他们以后也同样地处理款项。
5. 没有运用何时的工具
随着企业的发展，每月开出的发票增加，信用管理变得更加复杂。这不仅导致有更多的活动部件需要追踪，而且在处理多个客户时，处理电子邮件、电话和书面说明更容易混乱。
企业可以通过一个单一的云端的信用管理软件，例如Chaser，集中管理付款的所有方面，从而简化信用管理的过程，并增加发票的可见性。像Chaser这样的软件可以连接到会计系统，并透过软件中的资讯，自动发出针对每个客户不同的发票。此外，它们能纪录所有的发票过程的沟通和历史记录，提供有关不同客户的付款习惯的资讯，从而优化企业追款的流程。
最重要的是，云端工具可以帮助实现信用管理过程中各个方面的自动化，节省时间。此外，自动化可以消除出现人为错误的机会，包括忘记开发票。
6. 没有一个开具发票/追索的程序
信用管理是一个公司集体的目标，因为所有员工都应该对企业的财务健康负责。正式的程序往往都是必要的，从而简化内部流程，并确保每个人都一致地了解流程。通过订下正式的程序，员工会清楚了解他们应该如何开发票，以及在发票未获批准的情况下，应该采取什么行动。这减少人为错误或需要临时反应。
信用管理软件，像前文提及的，也很有用，因为它们可以将用户设定的程序自动化，最大限度地减少客户追讨发票的时间，以及您的员工追讨发票的时间，最终能节省时间和改善现金流量。
7. 不鼓励提前付款
有时鼓励客户提前结清发票的最好方法是为他们提供奖励。在向客户开发票时，必须要明确说明逾期付款会产生的费用和利息。如果公司决定在提供服务的整个过程中开发票，必须要告知客户，在他们结清发票之前可能不会提供货物或服务。
8. 不建议透过电话提醒客户
Chaser公司的一项研究发现，虽然80%的未付发票可以通过电子邮件收取，但有时这还不够。如果给客户机会，他们很容易忽视提醒他们结清款项的电子邮件或信息。
然而，如果你直接致电提醒你的客户付款，将会提升收回追款的困难度。通过直接与他们交谈，你的客户将更难为逾期付款提供理由。此外，如果有潜在的问题需要解决，你可以实时与他们讨论，而不用花费几天的时间透过电子邮件沟通。
