信用管理是企業為了縮短向客戶提供貨物或服務和收到付款之間的時間。由於企業必須在自己的財務健康和管理客戶關係之間取得平衡，因此信用管理是一種企業達到平衡的行為。
不幸的是，許多新企業沒有適當的信用管理程序。相反，他們通常會開出發票，並期望快速結算付款，而不對客戶進行跟進。這導致出現了未支付的發票和現金流量的問題。在這篇文章中，我們將概述中小企業必須避免的8個信用管理錯誤。
1. 不明確的支付條款
除非企業向其客戶提出明確的付款條款，否則他們有可能感到困惑，並在信用管理過程中造成問題，例如他們可能沒有意識到何時應該付款，或接受何種付款方式。為了避免可能出現的混亂，公司最好在其發票和業務約定書中加入具體的條款，概述付款的條件。例如，在發出業務約定書時，明確說明隨後的發票應在業務完成後30天內結算。這樣可以確保不會與客戶發生爭執，而且他們也不會有藉口解釋為什麼沒有結算付款。
2. 緩慢的開發票流程
企業改善其信用管理過程的最基本方法是盡可能快、盡可能準確地向客戶開發票。企業可以通過以下方式做到這一點：
- 在服務或貨物交付後立即發送發票
- 通過電子郵件發送發票，而不是通過郵寄的形式發送
- 確保發票的收件人是正確的人
- 確保發票中沒有任何錯誤
發送發票後，花時間與客戶確認，確定他們是否收到發票。
3. 沒有提供多種付款方式
一個企業首選的付款方式可能不是他們的客戶最方便或最常使用的方式。這對電子商務公司來說同樣如此，來自不同國家的客戶，可能有自己的首選付款方式。企業為客戶提供的選擇越多，客戶則越容易結賬，增加按時付款的機會。
支付網關是可以用來幫助處理各種客戶支付方式的技術。這些不僅包括扣帳卡或信用卡付款，還包括其他形式的付款，如 PayPal 和 Stripe。為了讓客戶能使用廣泛的支付方式，採用支付網關能夠處理以下類型的支付方式：
- 在線信用卡
- Paypal
- Skrill
- Stripe
- ApplePay
4. 未對客戶進行信用檢查
信用檢查是了解客戶財務習慣的調查過程，包括讓企業深入了解客戶未結清發票的頻率。不幸的是，不到一半的企業會對其客戶進行信用檢查，這意味著他們經常向不能或不願意付款的客戶提供服務。
獲取信用報告可以讓你即時調查客戶及其主要員工，讓你清楚了解應該與那個企業合作，並做出快速和明智的決定，減少逾期付款的風險。請記住，信用檢查不應該只是一次性的事件，而應該是持續的任務。由於你的客戶的財務狀況可能會在各種情況下發生變化，以前結算過的款項並不代表他們以後也同樣地處理款項。
5. 沒有運用何時的工具
隨著企業的發展，每月開出的發票增加，信用管理變得更加複雜。這不僅導致有更多的活動部件需要追蹤，而且在處理多個客戶時，處理電子郵件、電話和書面說明更容易混亂。
企業可以通過一個單一的雲端的信用管理軟件，例如Chaser，集中管理付款的所有方面，從而簡化信用管理的過程，並增加發票的可見性。像Chaser這樣的軟件可以連接到會計系統，並透過軟件中的資訊，自動發出針對每個客戶不同的發票。此外，它們能紀錄所有的發票過程的溝通和歷史記錄，提供有關不同客戶的付款習慣的資訊，從而優化企業追款的流程。
最重要的是，雲端工具可以幫助實現信用管理過程中各個方面的自動化，節省時間。此外，自動化可以消除出現人為錯誤的機會，包括忘記開發票。
6. 沒有一個開具發票/追索的程序
信用管理是一個公司集體的目標，因為所有員工都應該對企業的財務健康負責。正式的程序往往都是必要的，從而簡化內部流程，並確保每個人都一致地了解流程。通過訂下正式的程序，員工會清楚了解他們應該如何開發票，以及在發票未獲批准的情況下，應該採取什麼行動。這減少人為錯誤或需要臨時反應。
信用管理軟件，像前文提及的，也很有用，因為它們可以將用戶設定的程序自動化，最大限度地減少客戶追討發票的時間，以及您的員工追討發票的時間，最終能節省時間和改善現金流量。
7. 不鼓勵提前付款
有時鼓勵客戶提前結清發票的最好方法是為他們提供獎勵。在向客戶開發票時，必須要明確說明逾期付款會產生的費用和利息。如果公司決定在提供服務的整個過程中開發票，必須要告知客戶，在他們結清發票之前可能不會提供貨物或服務。
8. 不建議透過電話提醒客戶
Chaser公司的一項研究發現，雖然80%的未付發票可以通過電子郵件收取，但有時這還不夠。如果給客戶機會，他們很容易忽視提醒他們結清款項的電子郵件或信息。
然而，如果你直接致電提醒你的客戶付款，將會提升收回追款的困難度。通過直接與他們交談，你的客戶將更難為逾期付款提供理由。此外，如果有潛在的問題需要解決，你可以實時與他們討論，而不用花費幾天的時間透過電子郵件溝通。