有别于传统电脑会计软件,Xero以云端作为基础,用家可以随时随地处理记账,发票,以及薪酬管理等工作。
Xero能直接与银行连结,同步公司交易记录,减少行政工作及提高财务数据的准确性。
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Xero 会计服务 需要在财务年度完结前处理记账吗? |
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Xero 与多过1000款软件有连结, |
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为什么选择Xero?
1. 云端会计平台是如何运作?
简而言之,云端会计是指:透过网上平台存入及使用会计资料,从而取代个人电脑。由于软件是存于远程的服务器,因此数据不会独立依靠一个硬件储存,对会计师及企业家来说会是一个更安全的选择。人们可以亦随时透过网上平台加入或者修改数据。市面上都有不少使用云端科技的软件,包括Google云端硬碟,Dropbox,Apple iCloud。
2. 使用云端会计平台有什么好处?
科技发展日新月异,而云端软件亦如是。当每次都能够使用更新后的软件,公司便可以利用最贴合需要的功能去提升工作流程
只要有网络连接,就能随时随地连系到云端会计平台,令团队在工作上更具弹性
云端会计平台通常可以连结不同软件。例如银行户口连系,安全地将交易记录存到会计平台。从而减少人手工作以及对帐的程序。
使用云端会计平台后,你可以随时制作和查阅符合会计原则的财务报表。
3. 使用传统平台有什么问题?
由于数据需要存于实体硬碟甚至纸张,资料的储存和转换会隐藏着很大的风险。当资料遗失,回复资料都需要极大成本。
只有少量电脑可以使用传统软件,令会计程序变得缓慢,影响透明度亦无助于合作。
因为传统软件不能自动更新,未必处理到公司加大规模后的会计需求。因此这些软件可能会成为公司的负担。
4. Xero可以如何帮助业务简化公司程序?
企业家采用云端会计软件是为了更容易管理整个业务。 Xero能够提供简单有效的方法去处理烦琐的公序,例如处理客人的发票。
运用Xero,公司能够生成范本合同,方便客户付款。甚至与其他软件结合让客户能主动跟进那些未付的发票。当不同的程序变得自动化,企业家可以自由地投放资源到更重点的业务发展。
5. 当我打算转用Xero,我有什么因素需要考虑?
当你决定要将你的原有系统转到云端会计软件,你需要留意整个转换过程,并考虑以下一些因素,让你可以更容易使用Xero:
很多公司都会将他们所有历史记录由旧的会计软件转到Xero。但当那些财务资料其实都已经有备份和容易被找到,就不必要大型的转换。因为这项工作涉及大量时间成本。在这些情况下,我会建议你先与你的会计师相讨,并只将有法定记录保存要求的文件转到新系统。
当公司转到云端会计软件时,其中一个普遍会遇到的问题是需要重新整理所有格式。这工作不单需要大量时间,有机会令转换过过程变得更复杂。如果公司只是打算存上期末余额,这并不需要专业公司的帮忙。但如果公司希望把所有资料存到云端,与专业会计公司合作保证能简化成个程序。
决定何时开始使用云端会计平台比想像中容易:取决于你的要求,你可以在新一月份,或新一个财政年度开始。如果你不需要将所有资料转到新系统,只转换你的期末余额也可以。
除了从系统上将会计记录转到Xero平台外,使用者心态上都需要作出改变。企业家需要给予足够的时间令员工熟悉Xero的运作,例如提供时间表或清晰的指引如何去使用这个平台。由此,公司就能避免一些员工因为不熟悉系统,而导致的会计失误。
如果你是直接找专业的会计公司协助你完成这次转换,可以问他们可否开立一些相关培训!
每间公司有不同需要,他们均需要不同的软件去处理日常的挑战。如果软件之间运作畅顺,这能提升数据的的准确度,并加强公司的核心能力。当公司希望使用某一个软件时,可以先在此处看看相关软件是否与Xero相容。如果你想要的工具不能与Xero连接,你也可以到Xero的App Marketplace寻找不同的替代软件。