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公司註冊後的下一步 – 相關文件和執照

By FastLane Team, 29 10 月, 2021 (5 mins)

簡介

公司成立後,你會收到大量的相關文件。然而,不是很多企業家知道這些文件的性質,以及它們在公司成立後的用途。在下面的文章中,我們將集中討論公司註冊之後的下一步。這裡還將就公司成立後收到的文件作詳細解釋。

 

TDLR:公司註冊後有不同的文件和步驟。創業家在成立後會收到一個綠盒,其中包括公司章程、公司法定檔簿,股份證明書,公司註冊證書,商業登記證和公司印章。這些都是公司需要定期維護和更新的重要文件。獲得相關執照和開設商業銀行賬戶通常是公司成立後的下一步。提前了解這個過程可以讓你及早準備和成功。 

 

公司成立後會得到的文件清單:

  • 綠盒:
    • 公司章程
    • 公司法定檔簿
    • 股份證明書
    • 公司註冊證書
    • 商業登記證
    • 公司印章
  • 營業執照和許可證
  • 董事職權證明書

綠盒


作為在香港的業主,收取「綠盒」是一個成功創業的「里程碑」。為甚麼?這是因為當你收到「綠盒」時,便代表你開創的業務及將來的發展藍圖都已交到你手上。了解綠盒的作用及它與你公司的關係,是在香港開展新業務的過程中很重要的一部分。

 

甚麼是綠盒?

在香港,綠盒是一盒關於你公司的資料,隨著你公司的成立及註冊而製成。在綠盒裡你會找到與你的業務有關的各式各樣的文件,當中有很多更是你在香港合法營運時必須要有的。

事實上,對你業務的合法性重要的,不單單是保存在綠盒裡的東西。有很多其他物品,例如公司印章,在合法的生意交易上亦是必不可少的。因此,請務必將綠盒保管在可靠的人士手中。

 

綠盒對於我的業務來說是必需嗎?

在今時今日電子行先的營商環境下,一個實體的綠盒已不再是一家公司的必需品。 

在多數的情況下,綠盒內的文件都可以以電子形式保存,這有利於相關人士可以隨時隨地查閱這些文件。然而,在處理公司印章方面,以實體的綠盒保存及運送仍然比較方便。

 

如何申請綠盒?

申請綠盒前,你必需要跟隨公司註冊的程序,先向稅務局申請註冊及成立公司。很多協助公司申請註冊的服務提供者都同時提綠盒申請或寄送的服務,當中大部分亦會就文件影印、印章製作及綠盒寄送等等的服務收費。對於不在香港居住的企業家,你亦可以選擇將綠盒寄放於你的公司秘書內。

 

當我關閉我的公司時,綠盒該如何處理?

如果你決定關閉你的公司,你可能會被要求交還綠盒。但這取決於協助你註銷公司的專業公司的一般做法。然而,一旦你的企業被註銷,你便不可以再使用綠盒內的任何文件或物品進行生意來往,否則便屬違法。

 

綠盒裡包括些甚麼?

綠盒的內容可以很多變,視乎你登記註冊綠盒的方法及你所選擇的服務提供者。然而,幾乎所有綠盒都會包括與你新註冊的業務有關的賓體文件。

你可能會在綠盒裡找到的文件包括:

  • 公司章程
  • 公司法定檔簿
  • 股份證明書
  • 公司註冊證書
  • 商業登記證
  • 公司印章

在以下部分將深入了解在綠盒個別元素。

 

公司章程 


公司章程是經營一間合規的香港公司不可或缺的。然而,雖然該文件在香港公司註冊過程中經常被提及,但企業家通常不知道或不了解公司章程的內容或用途(在其他地方也被稱為章程大綱。)

 

什麼是公司章程?

Sample AA

公司章程可被視為公司手冊,規定了企業的運作方式。無論公司在哪個國家註冊成立,開展那種業務,都必須擁有該章程,香港也不例外。 

通常情況下,它將規定公司的目的、基本管理和行政結構,並為規管內部事務制定規則。

 

為甚麼公司章程很重要?

如上述,公司章程規定了與公司管理有關的規則、條例、權力、義務、權利和責任。 

無論是香港股份或擔保有限公司,還是公共公司,都必須擁有這份文件,足可證明此文件的重要性。

根據香港的《新公司條例》,香港公司必須擁有這份文件。因此,如果沒有事先準備好這份文件,就不可能完成香港公司的註冊程序。 

因此,由於它是香港公司註冊過程中不可缺少的一部分,充分準備這文件將有助確保整個公司註冊過程不被拖延。

 

我可以修改公司的章程嗎?

公司因各種原因而修改其公司章程十分常見。例如,股東的變更,甚至公司名稱的變更都可能需要修改公司章程。

根據香港《公司條例》第88(3)條,公司只能通過特別決議來修改其公司章程。同時,公司必須向香港公司註冊處提交以下文件。

  • 更改公司章程的特別決議副本
  • 符合下列指定格式的更改通知書(NAA1、NAA2、NAA3或NAA4)
  • 經認證的公司章程(經更改的)副本;以及
  • 其他證明上述表格的相關文件

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公司註冊證書


如果您準備在蓬勃發展的香港經濟中開展業務,那麼您至關重要的一項是申請並獲得公司註冊證書。這份重要的法律文件將指定您的公司為值得在香港境內和通過香港開展業務的法人實體,並且有助於確保存在稅收和法律保護。

 

什麼是公司註冊證書?

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公司註冊證書是一份法律文件,指定公司為可以在香港及其他地區開展業務的法人實體。

公司註冊證書將允許您的企業開設公司銀行帳戶,獲得金融貸款並獲得在現代經濟中運營的企業所需的保護。如果沒有公司註冊證書,您的公司可能會面臨違反法律法規的風險,並且無法在香港正常開展業務。

 

公司註冊證書包含哪些內容?如何獲得證書?

作為在香港成立有限公司的一部分過程,香港會發出公司註冊證書,正式確認公司的誕生。你可以把公司註冊證書看作為公司的出生證明。

公司註冊證書包含公司名稱、公司編號和公司成立的日期。

公司註冊證書中的編號可以用來確認香港的有限公司的真實性。有限公司的註冊號碼可以通過公司註冊處的在線系統(俗稱ICRIS)進行核實。

 

公司註冊證書和商業登記證有何區別?

許多企業家混淆公司註冊證書與商業登記證書。雖然兩者都是確保你在香港合法經營的法律文件,但兩者間存在差別。

一般來說,在香港,公司註冊證書和商業登記證書的主要分別在於其合法性和保護度。當你提交公司註冊證書時,你是將你的公司指定為一個法律實體–擁有該實體帶來的權利和責任。而商業登記證只是允許你在香港合法地開展業務,但如果商業實體被起訴或面臨訴訟,商業登記證無法保護公司。

 

公司秘書如何在獲得公司註冊證書的過程中提供幫助?

儘管可以自行獲取必要的文件以申請公司註冊證書,但該過程可能很複雜,並且需要法律專家的專業知識。如果要確保正確合法地進行歸檔,則應尋求公司秘書提供的服務。

公司秘書具有必要的技能和經驗,可以完成香港的行政程序,以獲取正確的公司註冊證書文書工作。他們還可以與您的企業合作,以確保您準確、快速地提交所有必要的文件。此類專業人員不僅可以直接與您的管理人員合作,而且還可以隨著業務的增長幫助您獲取所有最新和準確的政策及法律文件。

 

商業登記證


甚麼是《商業登記證》?

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在你申請《商業登記證》 之前,必需先了解什麼為《商業登記證》 以及為什麼你的香港公司需要持有《商業登記證》 。

《商業登記證》是稅務局商業登記署發出的重要法律文件。《商業登記證》 會列出你公司的法律詳細信息,並會展示你作為企業,可以合法地在香港經營。

香港企業必須在其業務開始後 30 天內申請並獲得 《商業登記證》。在任何時候,若你的商業信息發生變化,你必須聯繫商業登記處並更新證書。

 

《商業登記證》包括哪些內容?

你的香港商業登記證包含多類信息。了解當中包含的內容可以幫助你正確記錄並提供所有信息:

以下是香港《商業登記證》所包含的內容:

  • 你的合法經營企業名稱
  • 你的業務性質
  • 你的企業地址
  • 你的業務類型
  • 你的企業開始運營的日期
  • 你的商業登記證的有效期
  • 你唯一的商業登記證號碼

 

哪些企業需要持有《商業登記證》?

了解你的企業是否需要獲得商業登記證至關重要,因為如果你未有及時申請,你可能會面臨嚴厲的處罰甚至停業。

不清楚你的企業是否符合商業登記要求? 以下的公司都必須提交文件,才可以順利運營:

  • 為了圖利而從事的任何形式的生意及商務
  • 為了圖利而從事的任何形式的工藝、專業、職業或其他活動
  • 為會員提供設施、服務及專用處所,以便進行社交或康樂活動的會社
  • 所有根據《公司條例》在香港註冊成立的公司
  • 所有在香港設有代表辦事處或聯絡辦事處的公司

如果你的公司或組織屬於以上列出的類型,你需要在開始運營後 30 天內申請商業登記證。

 

若未能獲得 《商業登記證》 會面臨哪些處罰?

總之,如果你不申請商業登記證,你就沒有在香港擁有合法的公司。決定與你合作的人或公司將自行承擔風險。如果不及時正確地申請和獲得商業登記證,可能會導致你受到一系列的懲罰和障礙,使你的生意變得困難。

此外,在香港,不申請商業登記證而經營業務是一種刑事罪行,根據情況有可能會被罰款、起訴和監禁。

 

如何在香港獲得商業登記證?

想在香港取得你的 《商業登記證》的話,你需要填寫並提交表格 IRBR 37,並支付必要的申請費。

為了確保高效和無障礙的申請過程,我們建議你與一個了解《商業登記證》和《公司註冊證書》要求和過程的機構合作

 

The team is discussing what licenses do they need

 

香港企業的商業登記費為?

香港的企業要獲得商業登記證書,必須先繳交香港商業登記費予商業登記署。本港有兩種主要的商業登記費用:

  • 一年商業登記費:港幣250元
  • 三年商業登記費:港幣3,950元

 

其他種類的商業登記費用

如果你希望開設原有企業的分公司,商業登記費同樣有一年及三年之分:

  • 一年分行業務的商業登記費:港幣250元
  • 三年分行業務的商業登記費:港幣866元

 

更新及取消商業登記需要任何費用嗎?

商業登記需要在公司現行的登記到期前更新,屆時公司需就稅務局的要求,再次申請一年或三年的商業登記,商業登記費用亦需再次就登記年期繳交。

取消商業登記不需繳交任何費用,但解散的公司需繼續持有其商業登記,直至該年底。

 

 如何豁免商業登記費?

《商業登記條例》規定了某些類型的服務或經營可以豁免商業登記費,例如慈善團體、或每月主要憑提供服務以賺取利潤的平均生意額不超過港幣10,000元,都不需繳交商業登記費。想了解更多關於豁免條件及你的企業是否符合資格等,都可以向專業的企業顧問查詢。

 

如何繳交商業登記費?

要進行商業登記,必須先提交一系列文件及繳交相應商業登記費用予公司註冊處。

你可以透過郵寄或電子支付繳交商業登記費,稅務局則建議大家採用電子支付以避免不必要的丟失及麻煩。當你付款成功及申請完成後,你便會收到商業登記證,以證明你的公司是香港法例下的一個法人實體,亦證明你公司在港經營的合法性。

 

公司印章


在中國和香港經營的公司都常會用到一樣叫公司印章的東西。在西方國家中,公司印章一般會用作簽署核實及確認一些營運或財務決策。

 

甚麼是公司印章?

在中國和香港發展的企業,在進行合法的業務往來時都會用到公司印章。在某些交易或決策情況下,更是必需要有公司印章才能完成。簡單來說,企業在世界各地進行生意往來時,公司印章就是一個法定權力的實體代表。

當大部分企業都運用一個主要的公司印章時,其實還有其他幾種的印章在企業中有著不同的功用。

 

我甚麼時候需要公司印章?

在中國和香港進行生意往來時,很多時候都需要一個公司印章以作批準文件生效之用,證明該文件具法律約束力。簡單來說,企業希望與在這些國家的企業進行生意往來時,即使那些企業並不在該國內,都仍需要有公司印章的法律效力去作出最後的決策及交易等等。因此,了解到需要獲取哪種公司印章,以及如何取得它們,對企業來說都是非常重要的。

 

公司印章有哪幾種?

正式公司印章

這是一個企業需要註冊及取得的最主要的一個印章,也是我們常稱的公司印章。在任何需要簽署具法律效力的文件的時候,公司印章都是必需要有的。例如更改公司名稱、更改公司類型、開設銀行帳戶、以及其他大型活動等等。

公司印章有兩種形狀:圓形印章和長方形印章,通常被稱為 “簽名印章”。下面是這兩種類型的例子:

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財務印章

財務印章用於公司開設財政帳戶及管理資金的時候。在很多代表企業的財政決策上這個印章都是必需的,但在很多情況下公司印章都會被使用。財務印章必需要先在進行財政活動的財務機構先進行申請及認證。

 

合約印章

當你需要與第三方簽署合約及使合約生效時,便需要用到合約印章。與公司印章相比,合約印章雖沒有那麼大的效力,但仍允許個人代表企業方面與他人作出任何協議。 

 

發票印章

很多時發出發票及稅務收據時都需要用到發票印章。這個印章是用以確認一個購買行動確實為企業的支出。

 

電子印章

電子印章就是一個新版本的公司印章,這個印章用以進行電子及網上交易。2019年起,中華人民共和國的《電子簽名法》就允許電子印章與實體印章擁有同樣的法律效力。

 

報關印章

如果你的公司同時有經營入口及出口業務的話,那麼你便有必要註冊一個報關印章以作跨國貿易之用。

 

如何申請並獲得一個公司印章?

香港的大多數公司都是通過他們的公司秘書訂購公司印章,或者在成功註冊後得到,尤其如果你找專家協助建立公司。在公司印章沒有在在綠盒內或已經丟失的情況下,你需要聯繫印章製作商,並提供所需的商業資訊和文件。一經申請及確認,你的印章製造商便會製造一個獨特及專屬於你公司的印章。公司印章需要被妥善保管於公司的最高決策人或公司委托的法律顧問手裡。

 

營業執照和許可證


許多企業家認為,一旦他們完成了香港公司的成立程序,他們就基本上完成了其香港公司成立的所有流程。不幸的是,事實並非如此,因為許多香港公司需要各種營業執照才能運營。在本文中,我們將提供有關最常見的香港營業執照,適當申請人以及必須滿足的先決條件的相關資訊。

 

教育事業

香港擁有範圍廣泛的教育產業。香港政府認可提供正規教育的機構、組織或設施包括在一天之內為20名或以上的人員提供課程,或在任何一次為8名或以上的人員提供課程。希望建立以上任何條件的個人必須從香港教育局獲得學校註冊證書。

誰需提交申請

  • 所有學術機構、職業中心、幼兒園和托兒所,無論是由個人還是外國機構建立的

先決條件

  • 申請人必須是香港註冊公司
  • 申請人必須擁有合適的校舍(理想情況下,是專門為學校設計和建造的)
  • 將每個班級允許的最大學生人數設置為45(幼兒園班級只允許30名學生)
  • 已提名個人擔任學校經理
  • 擁有合格的教學人員,並在香港教育局註冊

 

旅行社

在香港,「旅行社」一詞是指組織與旅行和旅遊相關的服務的任何公司(或個人)。從事這些服務的各方必須獲得旅行社的營業執照及許可證。

誰需提交申請

  • 希望經營旅行社的所有個人或公司,無論他們是境外旅行社還是境內旅行社
  • 代表他們從事這些服務的個人無需申請

先決條件

  • 申請人必須是香港貿易業議會指定的認可機構的成員
  • 公司必須擁有合適的辦公場所,以便利無法與其他企業共享的旅行社的運營
  • 公司必須有關鍵的管理人員和員工

 

職業介紹所

香港政府將職業介紹所定義為旨在為他人謀取職業或向僱主提供人員的公司。這些公司可以僱用本地人和非本地人擔任所有職位,並需取得相關的營業執照。

誰需提交申請

  • 在香港從事工作安置業務的任何公司或個人

先決條件

  • 申請人必須是香港註冊公司
  • 申請人必須由個人擔任指定經營者,其職責是公司的日常管理和運營
  • 涉及安置海外工人的工作人員必須遵守有關從國外僱用家庭傭工的規定

 

餐廳/酒吧

考慮到香港餐飲業的規模,許多在香港設立公司的公司都希望註冊一家餐館或酒吧。由於餐飲場所的多樣性,可以申請一系列可適用的營業執照,例如酒類許可證,麵包店營業執照甚至是卡拉OK營業場所許可證。但是,最常見的是獲得食品和環境衛生部的一般餐廳營業執照。

誰需提交申請

  • 所有出售食品和飲料的場所
  • 那些希望將酒作為酒類許可證的人只有在獲得一般餐館許可證後才能被授予

先決條件

  • 所有餐廳必須有最終的零售經營場所,在獲得營業執照之前,當局將對其進行檢查

 

金融服務

香港一直被公認為亞洲領先的金融服務中心。香港擁有強大的公司法,並與世界各地的各種國際金融中心廣泛相連。因此,許多世界最大的金融服務機構都在這座城市設有分支機構。

誰需提交申請

  • 根據《證券及期貨條例》,在香港經營任何從事以下受規管活動的公司,均須取得金融服務營業執照。 
  1. 證券交易
  2. 期貨合約交易
  3. 槓桿式外匯交易
  4. 證券諮詢
  5. 就期貨合約提供諮詢
  6. 就公司融資提供諮詢
  7. 提供自動交易服務
  8. 證券保證金融資
  9. 資產管理服務

先決條件

 

活動管理

香港的基礎設施和鄰近其他國家的地理位置使其成為國際活動的熱門目的地。除了大量的企業和商業活動外,香港還經常舉辦各種娛樂活動。 

由於可以舉辦各種活動,因此公司可能會發現他們需要獲得各種各樣的營業執照,包括公共娛樂場所執照、貿易促進競爭執照等。但是,一般準則仍然適用。

誰需提交申請

  • 任何公司的正常業務涉及舉辦活動的公司,包括社區、體育、戶外、展覽、音樂會、大會和會議,均被歸類為活動管理公司。

先決條件

  • 沒有要求

 

零售

與其他營業執照非常相似,沒有適用於在此範圍內運營的所有公司的通用營業執照及許可證。零售商店的許可要求取決於所售商品和服務的性質。例如,從事寵物或藥品銷售的零售商店需要特定的許可證及營業執照。但是,可以應用一般準則。

誰需提交申請

先決條件

 

交易

香港商品進出口關稅較低,使香港成為從事進出口服務的貿易公司的理想目的地。與交易相關的營業執照各不相同,並取決於所交易的商品(例如,受控化學品或藥品),但這些營業執照的適用性和前提條件保持一致。

誰需提交申請

先決條件

  • 申請人必須是香港註冊公司

 

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開設銀行賬戶


在獲得所有相關文件和執照後,下一步將是在銀行開立一個公司戶口。這項任務可以在你申請許可證期間同時進行。 

開設公司銀行賬戶通常需要以下文件:

  • 銀行賬戶開戶表格 
  • 公司註冊證書和公司章程的認證副本
  • 決議委員會批准的商業計劃或經審計的財務報表 
  • 稅務局發下的正式商業登記證(核證副本 )
  • 地址證明,如護照、駕駛執照、銀行月結表和水電費賬單(少於兩個月)
  • 有效的工作簽證 
  • 含有主要股東和董事詳細資料的聲明 
  • 董事在職證明(只適用特定公司)

相關文章:開設香港商業銀行賬戶的重要提示

 

董事職權證明書


什麼是《董事職權證明書》?

Sample Certificate of Incumbency

如果您擁有並經營一家公司,請確保您的文書完整、備案並為正式文件是必不可少的。但是,由於企業主在經營公司時會有諸多待處理的文件,因此許多文檔可能會被忽略。然而,文書工作中的一份必不可少文件就是《董事職權證明書》。 

在職證明是一份列出了所有參與企業運營和融資個人名單的證明,以及記錄他們在公司中的角色。這份文件有利於幫助證明每個人都在法律上存在,在公司成長和擴大時亦是必備的文件。

 

公司應在《董事職權證明書》中列入哪些內容?

如果您想知道誰應列入您的《董事職權證明書》,法律顧問可以指導您選擇組織中的成員。對於普通公司,公司應在《董事職權證明書》中包括:

  • 公司總裁
  • 公司首席執行官
  • 公司首席財務
  • 公司首席運營官
  • 秘書
  • 財務主管

本質上,應在《董事職權證明書》中列出的人是需要法律授權才能代表您的企業或組織簽署文件的人。

《董事職權證明書》中列出的人選應是經過高標準篩選的,因為他們承擔著公司任何出錯或不當行徑的法律責任。因此,在討論《董事職權證明書》中列出的人選這個過程中諮詢法律顧問及企業管理層的意見十分重要。

 

如何準備《董事職權證明書》?

為了讓企業的《董事職權證明書》可以合法地履行,企業是必需要提交這份文件的。正常情況下,公司祕書會擬定好《董事職權證明書》,然後蓋上公司印章。

此外,企業亦可以利用公證人對文件進行公證。《董事職權證明書》的法律因地而異,因此在起草文件之前,您需要研究您所在地區的要求。如有疑問,永捷的法律專家可以幫助您和您的團隊完成整個過程,以免出錯。

在列出公司管理人員的姓名及其職務時,重要的是要包含文件中所列人員是否被任命或當選他們的職務。您還可以包括每個職位的任期,並讓每位成員在文檔上簽名以確保其有效性。 

您擁有或經營的業務類型可能需要將各種要素加到《董事職權證明書》中。如果您不確定應該包括哪些內容,請與永捷的資深法律專家聯繫以了解更多信息。

 

《董事職權證明書》有何用處?

備有《董事職權證明書》對公司可能有很多益處。例如,當您創辦公司並尋求金融服務時,許多銀行和貸方將要求提供《董事職權證明書》副本,以包括其未來金融活動的記錄,例如開設銀行帳戶或信貸額度。

同樣,如果您的公司希望聘請法律顧問,則《董事職權證明書》可以幫助他們驗證尋求服務的個人的身份,從而避免不正當的溝通。如果您的公司希望在海外開展業務,情況也是如此,因為外國和聯絡人可能會要求《董事職權證明書》以更好地指定他們應該與誰一起執行後期活動。

 

取得營業執照和開立銀行戶口後

恭喜你!你現在可以真正開始日常運作了。在進行企業的日常運作時,記得要在到期日或之前完成每月或每年的義務和申報。例如: 

這些工作均需要時間、經驗和特定技能來執行。有些企業會嘗試自己管理,而有些則會與專業公司合作,以減輕工作量,並將更多時間和精力分配給核心業務。

 

永捷能提供什麼幫助?

對於所有香港公司來說,確保遵本地合規要求是非常重要的。如果不這樣做,公司可能會引致處罰、罰款,甚至可能被拒絕公司成立。

由於管理公司這些要求和了解香港當地法律十分耗時,所以最好是聘請一個有執照的香港公司秘書如永捷。在永捷,我們的專家團隊已經帶領許多公司完成了企業註冊和擔任其公司秘書,甚至協助他們開設商業銀行賬戶

今天就從永捷網站了解更多資訊,並邁出第一步開動您的創業之旅。

 

結語

歡迎來到香港的商業世界。在享受為客戶創造價值的同時,不要忘記你的公司的基本合規要求。我們希望這篇文章能讓你具體了解企業成立後應採取的下一步措施。企業家的下一個挑戰是年度審計利得稅申報,記得要提早做好準備,你也可以查看我們的博客,了解更多技巧。



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