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您要避免的8個信用控制錯誤

By FastLane Team, 5 10 月, 2020 (10 mins)

信用控制是企業減少在為客戶提供商品/服務與接收付款之間的時間的一種措施。因為企業必須通過管理客戶關係來平衡自身的財務狀況,所以信用控制是一種微妙的平衡行為。

 

不幸的是,許多新企業沒有適當的信用控製程序。取而代之的是,他們通常會開具發票並期望快速付款結算,而不向客戶跟進。這導致許多未付發票和現金流問題。在本文中,我們將概述中小企業要避免的8個信用控制錯誤。

 

 

1. 付款條款不清楚

 

除非企業向客戶提出明確的付款條件,否則客戶可能會感到困惑並在信用控制流程中引發問題。例如,他們可能不知道何時付款,或者企業接受哪種付款方式。 

 

為了避免可能造成的混亂,公司最好在發票和訂單信件中註明具體條款,以概述付款條件。例如,簽發訂單書時,應明確說明後續發票要在訂單完成後的30天內結清。這樣可以確保客戶不會混淆,也不會成為未結清付款的藉口。

 

 

2. 緩慢開票

 

企業改善信用控制流程的最基本方法是盡快向客戶開具發票。可以通過以下方式實現:

  • 服務/貨物交付後立即發送發票
  • 電子郵件發票,而不是通過郵寄發送
  • 確保發票發給適當的接收人
  • 確保發票內容無誤

 

發票發出後,最好與客戶確認,確保他們已收到發票。

 

 

3. 不提供多種付款方式

 

企業的首選付款方式可能不是客戶最方便的付款方式。對於電子商務公司來說尤其如此,因為來自不同國家的客戶可能有自己喜歡的付款方式。企業為客戶提供的付款選擇越多,他們就越容易獲得按時結清的付款。 

 

支付網關是可以用來幫助處理各種客戶支付方式的技術。這些不僅包括借記卡或信用卡付款,還包括其他付款方式,例如PayPalStripe 

 

為了方便使用多種付款方式,企業採用的任何付款網關都應能夠處理以下幾種付款方式:

  • 線上信用卡
  • PayPal
  • Skrill
  • Stripe
  • ApplePay

 

 

4. 未對客戶進行信用檢查

 

信用檢查是信用控制中重要的一環,是了解客戶財務習慣的盡職調查過程。例如,企業可以了解客戶多久未結算發票。不幸的是,檢查客戶信用的企業少之又少,這意味著企業通常會向無法或不願按時付款的客戶提供服務。

 

獲得信用報告後,您可以立即對客戶及其關鍵員工進行盡職調查,從而使您可以與自己的業務夥伴作出良好的信用控制,迅速做出明智的決定,從而減少了延遲付款的風險。請記住,信用檢查不應是一次性檢查,應是持續進行的信用控制方式。由於客戶的財務狀況可能會在各種情況下發生變化,因此,以往按時結算付款並不意味著他們以後會也會按時結。

 

 

5. 沒有使用正確的工具

 

隨著業務的增長,信用控制變得越來越複雜,並且每月開始開具越來越多的發票。這不僅會導致更多需要跟踪的活動,而且也會增加在處理多名客戶的電子郵件、電話和書面筆記時的混亂。

 

企業可以通過單一的基於雲的信用控制軟件(例如Chaser)集中管理付款的各個方面,從而簡化信用控制流程並獲得發票狀態的更多可見性。

 

諸如Chaser之類的軟件可以連接到會計系統,並利用其上的信息來發布特定於客戶的自動發票。此外,他們跟踪所有發票溝通和歷史記錄,以洞悉客戶的付款習慣,從而優化客戶追款流程,方便企業做好信用控制。

 

最重要的是,信用控制工具可以幫助自動化信用控制流程的各個方面,從而節省寶貴的時間。 此外,自動化可以消除人為錯誤發生的機會,例如忘記開具發票。 

 

 

6. 沒有設立發票開具/追款流程

 

信用控制應該是公司的集體目標,因為所有員工都應為實現公司的財務狀況負責。通常需要正式程序來簡化內部流程,並確保每個人都達成一致。 

 

通過記下正式流程,員工將清楚地了解如何開具發票,以及在欠款時應採取的措施。這減少了由粗心引發的錯誤或臨時響應的發生。

 

如前所述,信用控制軟件也很實用,它可以自動執行用戶設置的程序,從而通過最大程度地減少追款時間來節省時間並改善現金流。

 

 

7. 不鼓勵提早付款

 

有時,鼓勵客戶儘早結清發票的最佳方法是給予激勵。向客戶開具發票時,請明確說明逾期付款會產生可能的費用和利息支付。如果公司決定在提供服務的整個過程中開具發票,請告知客戶在結算發票之前可能無法提供商品或服務。

 

 

8. 不給客戶打電話

 

Chaser的一項研究發現,雖然僅通過電子郵件就可以收集80%的未付發票,但有時電子郵件還不夠。如果有機會,客戶很容易忽略提醒他們付款的電子郵件或消息。 

 

但是,如果您直接致電客戶,那麼忽略頻繁的追款對您的客戶來說將變得更加困難。通過直接與他們交談,您的客戶將很難證明延遲付款的合理性。此外,如果有潛在的問題需要解決,您可以與他們進行實時討論,而不必花幾天時間反復通過電子郵件交涉,相對來說這亦是較省時的信用控制措施。

 

為何選擇永捷

對於想要盡可能簡化其內部運營的各個方面的業務,信用控制系統是必不可少的。考慮到傳統上涉及信用控制的手動流程以及完成這些任務所需的時間,Chaser顯然是一個有用的工具,可以提高公司的效率。

 

有關Chaser的益處查詢或獲得相關幫助,請聯繫永捷集團尋求支持。 

 

具體而言,我們可以通過以下方式提供幫助:

  • 協助設置Chaser 
  • 實施Xero,這是一個可以與Chaser集成的雲會計系統


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