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簿記初學者指南 – 步驟&工具

By FastLane Team, 3 1 月, 2022 (5 mins)

簡介

簿記對於每個企業來說都非常重要。但由於大多數企業家都沒有會計背景,他們通常擔心在沒有正確資源和指導的情況下進行會計。

 

為了減輕企業家這方面的負擔,我們創建了這個記賬指南,確保你有足夠的能力和信心開始這旅程。

 

TDLR:簿記是企業日常運作的重要一環。 使用傳統簿記方案相對上會可以比較便宜和簡單地滿足會計需要,但始終難以避免人爲失誤以及需要花費大量時間完成會計這些缺點。同時,Xero作爲其中一個領先的雲端會計平台,提供的先進的簿記工具可以令用戶更有效率地處理企業的簿記工作。

什麼是記賬?

簿記可以簡單定義為記錄企業財務交易的過程。企業的財務交易包括開銷售發票,記錄供應商發票,核對工資和支付顧問費用。記賬員的工作在於使用人手或雲端方式對不同財務交易進行分類、處理和對賬。

 

很多時候,記賬和會計會被當作一樣。但其實兩者意味著不同的事。簿記員的作用是處理日常財務活動,而會計師的作用是使用財務工具來總結和分析簿記員所準備的數據。

 

總而言之,記賬的目的是確保准確記錄財務交易,使會計師能夠為決策做出準確的分析和推理。

asian male women sitting with laptop

 

 

 

為什麼記賬重要?

1. 稅務報告要求

由於企業被政府要求提交總課稅利潤,記賬是整個程序的第一步。如果簿記有準備好,整個報稅過程會更加順利。

 

2. 內部監控

恆常的簿記可以確保所有商業交易發生後有被確認和記錄。當可疑交易出現時,公司會更容易找出內部欺詐。準確的記賬和內部控制減少調查可疑交易所需要的時間。

 

3. 具成本效益地準備審計

到財政年度結束後才准備公司賬簿是非常危險。服務供應商所提供的最初價格對公司而言可能看來很吸引,但在過程中可能會出現計劃以外的額外費用。除了要更正所有簿記的錯誤外,時間也是需要考慮到的一個重要因素。香港稅務局對所有企業都有納稅期限。等到公司年終時再準備簿記,會大量縮減準備年度會計和審計報告的時間。由於遲交財務報告將會受到處罰和起訴,這對公司不利。

 

4. 始終為投資者做好準備

對於初創和小型企業來說,使用能夠即時生成財務報表的會計系統去進行記賬十分重要。如果一直有定期準確地記賬,企業就能隨時準備好與潛在投資者分享其公司表現。這不但為公司樹立良好的企業形象,更有利於製定策略和下重要決定。

 

5. 最大程度地減少錯誤

簿記確保所有財務資訊有組織地保存。這確保了有錯誤或缺失的文件能夠輕易和快速地被發現。現今社會中,雲端存儲系統十分流行,紙張的文件則慢慢被減少使用。如果雲端上的文件以一種系統的模式(即按月、按會計帳目表或按交易日期)存儲時,即使發生錯誤,亦很容易被發現。

簿記所需文件

簿記所需的文件會因行業、商業性質和商業活動而有所不同。大多數進行零售的公司都傾向於現金系統,而以服務為基礎的行業則普遍希望使用無現金操作。但不論怎樣的行業或業務性質,大多數企業都需要類似的簿記文件。例子包括銀行對帳單、現金報表/登記簿、支票存根、發票、收據、工資單和其他記錄。

 

對於進行貨物貿易的公司,記賬所需的額外文件可能包括:所有貿易債務人和債權人的記錄,庫存和盤點數字,每個項目的購買和銷售價格和數量的記錄。

 

對於服務行業,你可能需要保留所有服務合約和協議的記錄,支付所有佣金、承包商的付款記錄,支持合同談判和服務價格確定過程的額外證明(對於離岸公司)。

 

在香港,企業必須將所有業務記錄至少保存7個財政年度。但若公司在成立7週年前就停止經營,那麼在7年期限到期之前,公司仍然必須保存其記錄。

 

 

 

 

準備記賬的不同選擇


傳統簿記

傳統簿記,也即是人手簿記,利用紙和筆來組織公司的財務交易。登記簿、分類賬、現金簿和其他紙質賬簿被專業記賬員用來記錄交易。

這種記賬方法更便宜並更容易維護,但需要一定會計技能和經驗才能成功執行。

雖然它是一個更便宜的選擇,但這記賬方法需要更長時間,並更容易出現人為錯誤。

 

網上簿記 

電子化的記賬是一種創新方法,使用雲端會計軟件記賬。在電腦甚至手機的幫助下,企業家能非常容易地管理他們的賬戶。

有了記賬軟件,任何懂電腦的人都可以非常容易處理記賬,並不需要會計背景和技能。

這種記賬方式更容易,更快捷,並大量消除了人為錯誤。

事實證明,使用會計系統所產生的財務報表更可靠和準確。

記賬的實際步驟

1. 選擇你的財政年度結束日期

一個財政年度指公司計算一年會計賬目的開始和結束的日期。一個財務年度的結束日期標誌著一個公司為期12個月會計期的結束。選擇一個財務年終作為記賬的第一步,有助於會計和稅務規劃。一旦確認了年終日期,記賬員就能更好地確定優先次序,加快記賬和會計過程。

 

2. 將商業和個人支出分開

一旦確認了財務年終和會計期,那麼就該對只與企業經營有關的財務交易進行分類、歸檔和記錄。在為企業準備記賬時,不應考慮任何個人支出。在香港,只有用於產生商業收入的商業支出才可以扣除。

 

3. 選擇偏向的記賬工具

選擇記賬工具取決於公司的可用資源。如果企業處在偏遠地區,只有有限度的互聯網連接,它們可以利用現金簿和分類賬簿手動記賬。如果企業可以使用互聯網,公司可以使用雲端會計軟件來記賬。

 

4. 編制會計帳目表

 如果你選擇了一個雲端軟件,如Xero,設置帳目表將是下一步。賬目表是構成公司總賬的所有財務賬戶的一份清單。賬目表包括收入賬戶(銷售、佣金、服務收入)、支出賬戶(銷售商品的成本、廣告、工資等)、資產(銀行賬戶、現金賬戶、廠房和機器賬戶等)和負債(貸款賬戶)。

貿易公司的賬目表將會不同於服務行業。因此我們需要為公司建立最合適其業務性質的帳目表。

 

5. 開始記錄財務交易

 一旦設置了會計系統,就可以開始記賬。所有與企業有關的財務交易必須作出記錄和核對,以確保財務報表的準確性。

 

6. 製成財務報表

當記賬工作完成後,就可以生成和分析財務報表。大多數企業使用的基本財務報表包括:損益表、資產負債表、現金流量表和權益表。你的會計師可以利用這些報表為公司進行分析,用於決策活動。

如果企業沒有內部會計,你可以尋求註冊會計師的服務。

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為您的業務尋找最理想的記帳工具

通常用作簿記的工具可以被廣泛分為人手和雲端操作。而對公司而言,選擇那一種簿記系統將取決公司對兩者之間的偏好。

 

如果企業決定採用人手記帳,所需的工具將包括現金簿、分類賬簿以及大量的紙和筆。而EXCEL試算表也是人手記帳中常使用的一種工具。

 但使用人手記帳會浪費大量時間,因負責人員須時間整理文件,使用日記帳和分類帳來標記交易,並以人手製作財務報表。

對於受電力不足及網絡覆蓋不足限制的企業來説,人手記帳會是一個合理選擇。但對於交易量龐大的企業來說,這種記帳方法並不可取。

 

對於現金大多數企業而言,使用基於雲的會計解決方案管理記帳是他們常用的解決方案該類型解決方案允許用戶只要擁有互聯網連接,就能從手機、平板電腦或電腦上獲取公司的財務資訊。該種方案受大企業歡迎的主要賣點來自於它的靈活性和效率同時,對於希望實現無紙化的企業,選擇雲端記帳工具是最好的解決方案

 

Xero作為該行業標竿之一企業家們提供了使企業營運更加順暢的方案Xero提供了簡單有效的方案去協助管理繁瑣的業務流程,如發票管理、付款收集、庫存和工資管理等等對於交易量龐大、經常需要進行業績審查、進行預測、計劃預算和準備財務報表的企業, 我們建議他們與雲會計軟體合作以簡化記帳任務。

 

總結而言,對今時今日的企業,使用數字化會計解決方案來追蹤處理財務交易是多數時候的最佳選擇。

總結

我們希望通過閱讀本指南,為提供簿記所需的基本資訊,讓您可以對企業記帳有基本認知

無論你是在內部處理公司的記帳,還是將其外包,我們都建議使用一個可以做到雙向溝通的記帳系統。

 

而原因之一是允許您可以準確地管理財務資訊,其二容許您可以利用現有資料做出明智的決定。

當企業選擇與一個記帳系統合作,可以令企業能夠即時瞭解他們的經營狀況,並自動化重要的工作。

 

Xero永捷合作,享受最佳的記帳體驗。

為什麼選擇永捷?

永捷集團是一家在香港擁有業資格的會計師事務所和企業服務提供者。我們主要協助客戶在香港和其他司法管轄區建立商業個體,並利用業界領先的技術來向客戶提供服務。

 

永捷集團也是Xero認證顧問和Xero白金合作夥伴。我們可以幫助從傳統會計系統順利過渡到雲會計系統。我們同時提供一系列的服務,使您能夠從Xero中獲最大收益。

 

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